邯鄲市檔案局關于作好檔案移交進館工作的通知

                 2017年11月10日

邯檔字〔2017〕32

邯鄲市檔案局

關于作好檔案移交進館工作的通知

市直各單位:

為加強檔案室規范化建設,促進中国竞彩网規范化、標準化和現代化,依照《歸檔文件整理規則》(DA/T22—2000)和《邯鄲市中国竞彩网檔案收集范圍》,結合實際,現就以件為單位的檔案移交進館工作有關要求通知如下:

一、檔案進館流程

市直單位形成的文書檔案,一般自形成之日起滿10年向市中国竞彩网移交;確因實際需要,經市中国竞彩网同意,可以提前或延期移交。一般進館流程:

1.自檢。單位首先對照《歸檔文件整理規則》等有關規定對歸檔質量和目錄進行檢查,確認無問題后與邯鄲市檔案局保管利用處協商進館時間。

2審核。進館單位配合市中国竞彩网對移交檔案及目錄等進行清點、核對、檢查,如有問題由進館單位及時整改,確認符合要求后,方可移交進館。

3交接。檔案經清點、核對無誤后可辦理交接手續,由市檔案局保管利用處填寫移交憑證一式兩份,雙方簽字蓋章后各執一份。

二、歸檔文件一般要求

歸檔文件的件,一般是以每份文件為一件,指的是單份文件。

1修整。不符合質量要求的要進行修整,紙張大的要折疊整齊,不能影響保存和查閱。

2裝訂。一般以件為單位進行裝訂。歸檔文件裝訂應牢固、安全、簡便,做到文件不損頁、不倒頁、不壓字,裝訂后文件平整。應盡量減少對歸檔文件本身影響,原裝訂方式符合要求的,可維持不變。但是,對于一些關聯性強,通常需要相互查證的歸檔文件,允許將兩份或多份文件裝訂在一起作為一件,這類情況有以下幾種:(1)正文、附件為一件;(2)文件正本與定稿(包括法律法規等重要文件的歷次修改稿)為一件;(3)轉發文與被轉發文為一件;(4)原件與復制件為一件;(5)報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件(作為文件附件時除外);(6)簡報、周報等材料一期為一件;(7)會議紀要、會議記錄一般一次會議為一件,會議記錄一年一本的,一本為一件;(8)來文與復文(請示與批復、報告與批示、函與復函等)一般獨立成件,也可為一件。(9)文件處理單或發文箋的,文件處理單或發文箋與相關文件為一件。

3編號。編號確定了歸檔文件在全宗中的位置,要在歸檔章上標明來實現,即歸檔文件的檔號;檔號是在歸檔文件整理過程中賦予其的一組字符代碼,以體現歸檔文件的類別和排列順序;歸檔文件要逐件加蓋歸檔章,而且要填寫完整。

4分類。單位應對歸檔文件進行科學分類,保持分類方案的一致性和穩定性。

三、歸檔文件目錄編制

編制的歸檔文件目錄應準確,便于檢索;歸檔文件目錄應與歸檔文件一一對應,無空號(空號指有流水號沒有內容)、缺號、重號,歸檔文件目錄打印時不允許有空白行;目錄封面要按《規則》要求填寫,其中全宗名稱即立檔單位名稱,填寫時應使用全稱或規范化簡稱。歸檔文件目錄裝訂成冊一式兩份隨檔案移交,同時還要移交刻錄成光盤的電子目錄一套。

四、歸檔文件裝盒

檔案必須裝盒存放,歸檔文件按件號順序裝入專制的檔案盒,但保管期限不同的不能裝入同一個盒;每個盒內要填寫備考表,備考表項目要填寫完整,置于歸檔文件之后;檔案盒脊背必須填寫全宗號、年度、保管期限、起止件號等,其中,起止件號填寫盒內第一件和最后一件文件的件號,起件號填寫在上格,止件號填寫在下格;盒封面及盒脊背項目內容填寫要醒目、整齊和美觀,便于查找利用。

邯鄲市檔案局

2017年11月6日

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